客戶會在會議正式開始前形成印象。地址是否清晰、房間是否準備好、投影和網絡是否順暢，都會影響對團隊的信任。
在客戶到達前完成設定
確認房間、螢幕、音訊、視像連結、座位及議程，讓會議一開始就顯得有條理。
如果要接待外部客戶，請提前分享地址、樓層、到達方式及聯絡人。
選擇配合會議目的的房間
銷售簡報、招聘面試、合約討論和策略工作坊需要不同的房間設定。空間應支援討論，而不是迫使團隊即場調整。
Base 會議室適合客戶會議、簡報、面試及團隊規劃。
保護私隱與專注
敏感商務討論不應在其他人可以聽到的地方進行。安靜、私密的會議室能讓客戶更放心，也讓討論更深入。
對面向客戶的團隊來說，私隱本身就是專業的一部分。
以清晰下一步結束
準備充分的會議不只在開始時有條理，也應在結束時清楚列出負責人、時間表及下一步。
會後快速跟進，能把良好的會議體驗轉化為信任和行動。
